archiefbeheer

4 tips voor het verbeteren van jouw archiefbeheer

Het beheren van archieven binnen je organisatie is meestal niet het leukste werk om mee bezig te zijn. Ondanks dat is het essentieel om jouw archieven goed te beheren, zeker met het zicht op de relatief nieuwe privacywetgeving (AVG of GDPR). We leggen je daarom graag uit waar je rekening mee moet houden bij het beheren van jouw archieven.

Zorg voor duurzaam opslagmateriaal

Je dient er altijd voor te zorgen dat je opslagmateriaal duurzaam is. Niet alleen om het milieu te beschermen, maar ook je essentiële documentaties. Bespaar dus niet op het materiaal dat jouw documenten beschermt. Sla sterke, stabiele dozen in en zorg voor professioneel gebruik van etiketten. Maak hierbij ook een database aan waarin je de documenten verwerkt: voorzien vervolgens je mappen en dozen van unieke nummering. Elk vakje moet een ander nummer hebben (ook een barcode). Sla dit op in je database en je ziet direct in welk vak jouw documenten te vinden zijn. Zo heb je in een mum van tijd de benodigde gegevens bij de hand.

Bepaalde documenten digitaliseren

Het kan handig zijn om bestanden digitaal te bewaren, omdat dit veel minder ruimte in beslag neemt. Bovendien heb je met digitale bestanden veel minder last van externe factoren die documenten kunnen vernietigen, zoals ongedierte of brand.

Zorg ervoor dat je de (uiterlijke) bewaartermijnen kent

Het is handig om te weten hoe lang je bepaalde documenten moet bewaren, zodat je de bewaringsdata kunt noteren. Vervolgens kun je na het verstrijken van een bewaartermijn voor kiezen om ze te laten vernietigen. Dit is een essentiële best practice om inbreuken op de gegevensbescherming te voorkomen en om de grote groei van het aantal archieven in de loop van de tijd te verminderen.

Zelf opslaan in veilige ruimtes

Ga je toch zelf aan de slag met archiefbeheer? Zorg er dan altijd voor dat deze ruimte brandvrij is. Bovendien dien je ervoor te zorgen dat de documenten niet direct op de vloer staan om zo schade door ongedierte zoveel mogelijk uit te sluiten.